GertrudeFonctionnalités
Une solution qui relie chaque étape de votre gestion
Préinscriptions, contrats d'accueil, tarification, planning, suivi des présences, facturation, règlements, portail famille, statistiques et gestion des équipes : Gertrude fait travailler les différentes parties de la solution à partir des mêmes données de gestion.
© Céline D.Songis, tous droits réservés
La complexité reste dans le logiciel
Des règles complexes, sans calculs complexes au quotidien
Une même structure peut devoir gérer des contrats mensualisés ou non, des fermetures d'établissement, des congés, des absences, des déductions, des heures supplémentaires, des récupérations ou des règles particulières de facturation.
La tarification des familles peut dépendre des ressources, du quotient familial, des tranches PAJE, du nombre d'enfants, des heures d'accueil ou d'autres critères propres à l'établissement.
Gertrude permet de paramétrer ces règles et d'en conserver l'historique avec leurs dates d'application.
Vous pouvez faire évoluer vos règles lorsque votre organisation change, dans le respect des contraintes qui assurent la cohérence des données et des contrats en cours.
Une fois le fonctionnement défini, les calculs sont pris en charge par Gertrude.
- Contrats mensualisés ou non
- Fermetures d'établissement
- Congés
- Absences
- Déductions
- Heures supplémentaires
- Récupérations
- Ressources
- Quotient familial
- Tranches PAJE
- Nombre d'enfants
- Heures d'accueil
- Historique des règles
Planning enfants et équipe
Prévoir, constater, corriger
Les contrats d'accueil permettent d'établir les schémas de présence prévisionnelle des enfants. Les emplois du temps des salariés alimentent de leur côté le prévisionnel de l'équipe.
Le planning permet ensuite de visualiser l'organisation, d'enregistrer les horaires ou les événements réels et de traiter les écarts.
Gertrude distingue ainsi ce qui était prévu, ce qui s'est réellement passé et ce qui doit finalement être considéré comme la référence.
Facturation et règlements
Facturer sans refaire les calculs
La facture famille est élaborée à partir des conditions tarifaires, du paramétrage de l'établissement et des données issues du planning.
Absences et déductions, jours de carence, heures supplémentaires, majorations, corrections ou règlements partiels peuvent être pris en compte sans reconstituer manuellement toute la facture.
Le gestionnaire conserve la main sur les cas particuliers et peut apporter les corrections nécessaires lorsque la situation réelle ne correspond pas exactement au fonctionnement habituel.
Les règlements peuvent être saisis depuis les relevés bancaires, depuis la fiche d'une famille ou en regard d'une facture, en précisant le mode de règlement. Un règlement peut être partiel et ne pas correspondre directement au montant d'une facture, notamment pour certains paiements par CESU ou en espèces.
Gertrude peut également préparer les fichiers de prélèvement SEPA.
Des disponibilités à transformer en solutions d'accueil
Croiser les besoins des familles et les capacités de l'établissement
Gertrude peut suivre la capacité d'accueil de l'établissement de façon simple ou la moduler dans le temps.
Le gestionnaire peut rechercher une disponibilité correspondant réellement au besoin d'une famille.
Une famille peut également exprimer une place souhaitée en plus de son accueil contractuel. Lorsqu'une disponibilité apparaît, le gestionnaire peut lui proposer l'accueil pour le jour concerné.
Le logiciel vous aide à utiliser au mieux les capacités réellement disponibles.
© Céline D.Songis, tous droits réservés
Un portail famille qui respecte vos choix
Partager utilement, sans tout dématérialiser
Le portail famille permet aux parents, selon les fonctions activées par l'établissement, de consulter leurs informations administratives, le planning de leur enfant, les éléments de suivi de la journée, les documents, les factures et le solde de leur compte.
Les familles peuvent également déposer des documents. L'établissement peut partager des documents ou des photos de façon ciblée.
Le gestionnaire choisit ce qui est partagé, avec qui et quand. Certains événements de la journée peuvent être visibles immédiatement, le lendemain ou ne pas être partagés.
Le portail ajoute des possibilités d'échange ; il ne vous impose pas de tout dématérialiser.
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Statistiques, CAF et pilotage
Des statistiques qui partent de votre gestion réelle
Les données produites par l'activité quotidienne permettent de générer les états de fréquentation en heures facturées et en heures réalisées, ainsi qu'un état de synthèse.
Le module de statistiques permet également de suivre graphiquement l'activité de l'établissement, d'un ou plusieurs lieux et sur différentes années.
Taux de facturation, fréquentation, chiffre d'affaires des familles ou des entreprises réservataires : les indicateurs sont accessibles à partir des données déjà présentes dans Gertrude.
Pour les établissements concernés, des exports spécifiques peuvent également être produits à partir des données de gestion.
Les statistiques partent de la gestion réelle de l'établissement, sans reconstruire à part les données déjà saisies.
Une tarification lisible
L'essentiel de la gestion est compris dans l'abonnement. Certaines fonctionnalités complémentaires sont proposées en option lorsque votre organisation en a besoin.